Workflow

Med et automatiseret workflow system kan du støtte brugerne og få overblik

Der er store penge at spare for virksomheden ved at introducere elektroniske arbejdsprocesser.
Således har en stor dansk bank beregnet at de kunne sparer hen ved 400 medarbejdere ved at få alle deres arbejdsprocesser behandlet i et automatisk workflow system!
Besparelserne kommer på flere punkter:

  1. Beskrivelse og strukturering af processor
  2. Opdateret information til alle medarbejdere
  3. Overvågning samt overblik og statistik
  4. Automatisk behandling

Ad 1: Beskrivelse af arbejdsprocessen
Dette er det første og vigtigste punkt. Alt for mange medarbejdere ved ikke hvordan en given sag eller arbejdsproces skal håndteres – dette gælder specielt for nye medarbejdere, men også for andre medarbejder der ofte benytter de gamle indgroede rutiner.
F.eks. kræver god kundeservice at alle medarbejdere ved hvordan de skal håndtere en kunde reklamation eller en forespørgsel på et tilbud.
Derfor skal arbejdsprocesserne beskrives og være tilgængelige for alle medarbejder. Ved at beskrive rutinerne og dermed være tvunget til at gennemtænke proccessen igen, vil man mange gange ende op med en mere effektiv arbejdsgang end den nuværende.

Ad 2: Opdateret information
At ha’ alle sine arbejdsgange beskrevet på papir, giver nye udfordringer:
Opdatering: Hvis hver medarbejder har en manual liggende – hvordan holdes den så opdateret uden at medfører ekstra omkostninger?
Information: Hvis der er ændret en arbejdsgang på side 46 i manualen – hvordan sikres det at alle de relevante medarbejdere bliver orienteret om dette?
Søgning: Når en medarbejder skal bruge informationen – hvordan finder han den? I en hektisk hverdag, vil det ofte være for besværligt at søge i papir arkivet.
Derfor skal alt dokumentation være elektronisk tilgængelig. Opdatering sker automatisk, ændringer kan kommunikeres ud via email eller ved at dokumentet er markeret som ulæst – og al information er kun få klik væk.

Ad 3: Overblik
Forestil dig en kundereklamation. Er du sikker på at den bliver behandlet rigtigt, hurtigt og uden at blive syltet? Har du et overblik over hvilke kundetyper der har problemer eller hvilke produkter der oftest bliver fejlmeldt? Hvad er den gennemsnitlige behandlingstid?
Alt dette får du svar på i samme øjeblik reklamationerne registreres eletronisk.

Ad 4: Automatik
Der bruges meget tid på trivielle rutine opgaver. F.eks. bliver hver låneansøgning i en bank behandlet manuelt. Hvad hvis 30% af ansøgninger kunne behandles automatisk? Det kan de i et workflow system – via regler findes de oplagte sager som herefter godkendes automatisk. F.eks. hvis kunden aldrig har haft overtræk og kun vil låne 10.000,-? Tilsvarende kan mange rejseanmodninger, edb bestillinger m.v. behandles automatisk og derved frigive ressourcer til andre opgaver.

Referencer
Imacon (en del af Hasselblad) har implementeret workflow til håndtering af garantireperationer og udlån af udstyr. Se historien her: Twinside hos Imacon.

Hos Hempel bruger de workflow til effektiv styring og opfølgning på Incident og Request i deres IT afdeling. Løsningen kører både i Notes og Internet Explorer. Nedenfor vises et eksempel på en Incident der er ved at blive sendt videre.

Twinside Wokflow benyttes også af virksomheder som MT Højgaard, Icopal og McDonalds – til opgaver som helpdesk, rejseafregning, projektstyring, dokumentgodkendelser m.v.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

*